Сначала определите задачу
Составьте одно предложение о текущей проблеме. Например: «Сотрудник не успевает читать переписку в нескольких домовых чатах» или «Жители часто спрашивают часы приёма». Для этих ситуаций нужны разные сценарии.
Спросите поставщика, какую часть маршрута выполняет продукт и чего он не делает. Если заявлены сразу несколько задач, попросите показать каждую на отдельном примере. Само название «бот для ЖКХ» не объясняет состав решения.
| Задача | Что проверять на демонстрации | Где продолжается работа |
|---|---|---|
| Мониторинг чатов | Какие сообщения отбираются и что видит сотрудник | Сотрудник проверяет сигнал и выбирает действие |
| Ответы на типовые вопросы | Из какого источника берётся ответ и как исправить ошибку | Сложный вопрос передаётся человеку по согласованному правилу |
| Учёт обращений | Как фиксируются регистрация, ответственный и результат | В журнале или системе учёта организации |
Посмотрите, что получит сотрудник
Сигнал полезен, если сотрудник может понять, что произошло и откуда пришло сообщение. На демонстрации проследите путь одного исходного сообщения до места, где его прочитает команда.
Ассистент ЖКХ передаёт отобранные сообщения в один рабочий чат команды вместе с исходным текстом и доступным контекстом. Приоритет и следующее действие определяет человек.
- Виден ли исходный текст жителя, а не только пересказ или метка?
- Понятно ли, из какого чата пришло сообщение?
- Какой контекст доступен сотруднику и что ему придётся уточнять?
- Кто будет читать рабочий чат в каждой смене?
Разберите пропуски и лишние уведомления
Просите показывать не только удачные примеры. Полезно заранее подготовить обезличенные сообщения: явную неисправность, жалобу без адреса, шутку со словом «потоп», спор соседей и вопрос о квитанции. Уточните, какие из них должны попасть сотруднику и почему.
В Ассистенте ЖКХ поддерживаются категории «авария», «требует внимания», «обсуждение» и «негатив». Слова и исключения внутри них можно согласовать. Новые категории обсуждаются отдельно. Гарантии отсутствия пропусков нет.
- Как команда будет находить пропуски в исходной переписке?
- Как передавать поставщику ошибочные примеры без лишних личных данных?
- Какие настройки можно уточнить в пилоте?
- Как отличить неверную категорию от полностью пропущенного сообщения?
Проверьте границу между ботом и сотрудником
Сообщение в рабочем чате ещё не означает, что проблема решена или обращение зарегистрировано. Уточните, кто определяет приоритет, выбирает исполнителя, отвечает жителю и ведёт запись в журнале. Каждое обещание автоматизации стоит проверить на отдельном сценарии, включая исправление ошибки.
В базовом Ассистенте эти действия остаются за сотрудником. Бот не назначает исполнителей, не ставит контрольные сроки и не отвечает жителю по существу проблемы. Нужные обращения сотрудник регистрирует в действующем журнале УК.
Обсудите данные и завершение пилота
До подключения рекомендуем письменно зафиксировать границы доступа и условия работы с данными. Эти вопросы стоит задать любому поставщику, в том числе нам.
- Какие чаты будет читать бот и кто утверждает их перечень?
- Кто из сотрудников получит доступ к рабочему чату?
- Какие данные сохраняются, где и как долго?
- Как остановить пилот, отключить бота и решить вопрос с сохранёнными данными?
Запишите критерии решения до старта
После демонстрации полезно составить короткую запись: выбранная задача, проверенные функции, ручные действия команды и открытые вопросы. Отдельно запишите, как будете оценивать полезные сообщения, пропуски, лишние уведомления и время сотрудников.
Для Ассистента ЖКХ можно обсудить ограниченный пилот на одном доме. До подключения согласуем дома и чаты, роли сотрудников и правила передачи сигналов. Покажем маршрут на примерах вашей команды, чтобы оценивать конкретный процесс.